Adminisztrációs menük

Adminsztrációs menük

Tartalom:

Személyek
Új személy létrehozása
Hallgatók, oktatók, munkatársak törzsadatai
Személy archiválása
Személy törlése
Csoportok
Regisztrációs kódok
Tömeges adatkezelés
Adatlap beállítása
Tanulmányok
Képzések
Mintatanterv
Tantárgyak
Előfeltételek
Tantárgyak meghirdetése
Kurzusok (meghirdetett tantárgyak)
Kurzus ekvivalencia
Leckekönyv
Intézmény
Intézményi adatok
Szervezeti egységek
Tantermek szerkesztése
E-mail cím megerősítése
Képzési szűrő
Intézményi tárgyleírás

Új személy létrehozása

A személyek létrehozásakor az "Új személyek nevei" ablakba kell beírni, vagy bemásolni a létrehozandó személyekhez tartozó évszámot (az intézményben kezdődő jogviszony éve), nevét, sortöréssel (ENTER) elválasztva. Egy sorba a személyhez tartozó évszám (4 számjegy), egy szóköz, és a személy neve előtag nélkül következik. A névben a vezetéknevet a keresztnévtől vesszővel elválasztva kell felosorolni (például ifj. Gipsz Jakab esetén: Gipsz, Jakab)! Egy formailag helyes sor:
xxxx vezetéknév, keresztnév[sortörés]
Pl. 2001 Gipsz, Jakab
Az előtag megadására a személyek törzsadatainak szerkesztésében van lehetőség.
Minden személyt a három alapcsoport (*hallgató, *oktató, *munkatárs) valamelyikébe be kell sorolni. A létrehozandó személyek alapcsoportját kötelező megadni. (Egyszerre csak azonos alapcsoportba tartozó személyeket lehet megadni.)
Minden személyhez létrejön egy ETN azonosító. A generált azonosító szerkezete: 1yyyyxxxxx, ahol az 1 mindig állandó prefixum, az yyyy az évszámot jelöli. Az xxxxx ötjegyű sorfolytonosan generált, az adott évhez tartozó azonosítókon belül egyedi szám.

Hallgatók, oktatók, munkatársak törzsadatai

A felhasználók ETN-ben tárolt törzsadatai kompatibilisek a FIR-ben tárolt adatokkal. A törzslaphoz több adattábla tartozik (személyes adatok, címek, stb.). Azok a táblák amelyek neve előtt [FIR] található, olyan adatokat tartalmaznak, amelyek a FIR adatbázisba is bejelentésre kerülnek. Az [ETN] jelzésű táblák adatait csak az ETN tartja nyilván.
Az adattábla adatait értelemszerűen az [új adat], [módosít], [töröl] gombokkal lehet változtatni. A jogviszonyok esetében a [>>] gomb lenyomása után választhatunk a további műveletek közül a FIR szabályai szerint. A felajánlott műveleteknél láthatjuk, hogy ez milyen FIR üzenetet generál (pl. egy hallgatói képzés sztornózása HSTR-t, egy oktatói jogviszony megszüntetése OJVM).
A FIR-be való jelentéshez egy személy adataihoz legalább a személyes adatok, egy állandó cím, és egy teljes jogviszony megadása szükséges. A többi adattábla kitöltése nem kötelező, de az adattábla kitöltésekor a kötelező mezőket meg kell adni.
Az adattáblákon belül pedig több mező van, amelyek kitöltésének kötelezőségét egy piros * jelzi. Az adatok formátumát az ETN vizsgálja, ezekről a FIR dokumentumok adnak részletes információt.
Néhány konvenció:
Oktatási azonosító: az OFIK által kiadott 11 jegyű kód, amelyet visszaigazolásban kap meg minden oktató és hallgató.
A szöveges mezők hossza behatárolt, a mezőnévnél a [max. x kar.] jelzi.
A számok intervallumhoz kötöttek, a mezőnévnél [x-y] jelzi.
Ahol választási lehetőség adott, ott legördülő menüben (pl. a nem megadása esetén), vagy felsorolásban (pl. a tartózkodási jogcím esetében) kell megjelölni a választ. A FIR adatszolgáltatáshoz tartoznak szótártáblák, amelyek a legördülő menükben és felsorolásokban adják meg az opciókat. Ezeket a FIR határozza meg, tehát az intézmény kérésre sem lehetséges ezeknek az ETN-en keresztüli megváltoztatása/kibővítése (még akkor sem ha logikus lenne, vagy helyesírási hiba van benne). Változtásra csak a központi FIR rensdzeren keresztül van lehetőség.
Születési hely:Ha Magyarország van megjelölve születési országnak, akkor az ETN megpróbálja a megadott települések között megtalálni a helyet. A mintaillesztés eredményét láthatjuk, ha 20-nál nincs több találat. Az illesztés szórészletre történik, pl . a "vásár"-ra megkapjuk Hódmezővásárhely, Kisvásárhely, Martonvásár, Pétervására, Somlóvásárhely településeket. Ezután korrigálhatjuk a mezőt, de korrekció nélkül is a megadott érték tárolásra kerül.
Dátumok: formátum: ÉÉÉÉ-HH-NN, de a vezető 0 nélkül is megadható, (pl. helyes értékek: 1971-1-1, 1971-1-01, 1971-01-1). A dátum csak valóságos naptári időpont lehet, az ETN ezeket ellenőrzi (hónap-nap egyeztetés, szökőnapokat is beleértve).
TAJ szám: A TAJ szám csak egy egybefüggő kilencjegyű számsorozat lehet.
Mobil, telefon, email: Az itt megadott értékek egy-egy reguláris kifejezéssel kerülnek ellenőrzésre, amely elsősorban a valótlan adatok kiszűrésére szolgál. A mobil- és telefonszám megadásakor az elválasztójel nélküli, egybefüggő valódi számsorozat pl. 06201234567 vagy 0611234567 formailag helyes. A mobilszámok megadásához ld. regex_mobil.jpg. A telefonszámok megadásához ld. regex_telefon.jpg.
Irányítószám: A Címek adattáblában az irányítószám alapján az ETN automatikusan megpróbálja megkeresni a vonatkozó várost/községet. Nincs minden irányítószám nyilvántartva.
Címek:Formátum ajánlás:

ország- és településneveket a magyar helyesírás szabályainak megfelelően kell írni; pl. Budapest és nem BUDAPEST

minden szóköz utáni betű nagybetű kivéve a közterület típusát jelölő rövidítések (pl.: u., út, krt. stb.) Pl.: Arany János u. 1/A II/2. Ajtó

'/' jel előtt után nem használandó szóköz Pl.: II / 2. Ajtó helyett II/2. Ajtó

lépcsőház megjelölésére szolgáló betű nagybetű, szám pedig római szám Pl.: b lph. helyett B lph.

az emelet jelölésére szolgáló számot javasolt római számmal jelölni Pl.: II. em.

az emelet szót nem kell megadni amennyiben az ajtó is megadásra kerül, helyette a '/' használatos Pl.: II. em. 2. Ajtó helyett II/2. Ajtó

ajánlott egységes rövidítések (pl.: Arany János utca helyett Arany János u.)

utca -> u.

körút -> krt.

sugárút -> sgt.

rakpart -> rkp.

lakótelep -> ltp.

épület -> ép.

lépcsőház -> lph.

sétány -> stny.

Postafiók -> Pf.

helyrajzi szám -> hrsz.

földszint -> fsz.

magasföldszint -> mfsz.

emelet -> em.

út -> út

köz -> köz

körtér -> körtér

lakópark -> lp.

lakónegyed -> ln.

park -> park

Személyek archiválása

A listában ki kell jelölni az archiválandó személyeket, majd a [minden adatot archiválás] gomb megnyomásával archiválhatjuk adataikat. Az archiválásra a következők miatt van szükség.
- Az aktív adatbázisban a listázások során nem jelennek meg azok az adatok, amelyekre a továbbiakban nincs szükség. Ezzel a listázások és adatok kezelése könnyebb lesz.
- A program működése gyorsabb lesz, ha kisebb az adatbázis.
Az adatok (elsősorban tanulmányi adatok) egy archív fájlba kerülnek, amelyből szakértő segítséggel az adatok visszaállíthatóak. Az adatok automatikus visszaállítására az adatbázis struktúra változásai miatt nincs mód.
A [csak tanulmányokat archivál] gomb megnyomásával csak a tanulmányi adatok kerülnek az archívumba, minden más adat aktív adatállományban marad. Ennek akkor van jelentősége, ha egy hallgató pl. képzést vált, és a régi képzéséhez tartozó tanulmányait törölni akarjuk, de magát a hallgatót és az új képzését továbbra is nyilvántartjuk.
Az archiváltak listája a gomb megnyomásával megtekinthető, itt a megfelelő [mutat] gomb megnyomásával az archív törzslapok is láthatóak. A személyek tanulmányi adatai ilyen módon nem jeleníthetők meg.

Személyek törlése

Az ETN azonosítószám pontos megadásával véglegesen törölhetjük az adatbázisból a felhasználót. Minden felhasználóval kapcsolatos adat törlődik. Az eljárás elsősorban a téves rögzítés, vagy a teszt felhasználók törlésére kell alkalmazni. Valós személyekre a személyek archiválását alkalmazzuk!

Csoportok karbantartása

A személyek különböző csoportok tagjai lehetnek. Egy adott személyhez belépése után a bal oldali információs pulton megjelenik a csoporttagsága. A csoportokhoz más-más funkciók és jogosultságok tartoznak, amelyet az adott ETN modul határoz meg.
A *-gal kezdődő csoportok ún. rendszercsoportok, amelyeknek a törlésére és létrehozására felhasználói szinten nincs mód. Néhány fontosabb rendszercsoport: *hallgató: hallgatók csoportja
*oktató: oktatók csoportja
*munkatárs: munkatársak csoportja
*vendég: vendég csoport, amelybe az ETN azonosító nélküli felhasználók tartoznak
*superadmin: adminisztrátori csoport, a felhasználói azonosítók létrehozásához, jelszavak megváltoztatásához
*oktató_admin: adminisztrátori csoport, az oktatók törzsadatainak kezeléséhez
*hallgató_admin: adminisztrátori csoport, a hallgatók törzsadatainak kezeléséhez
*munkatárs_admin: adminisztrátori csoport, a munkatársak törzsadatainak kezeléséhez
*tanadmin: adminisztrátori csoport, tanulmányi adatok kezelésehez
*tantanács: tanulmányi tanácsadó, a fórum kezelésére
A különböző ETN modulokban más, beépített rendszercsoportok is lehetnek.(pl. *irattáradmin).

A csoportokról kétféle lista szerint kaphatunk információt a megfelelő gomb lenyomásával: [személyek listázása csoportokkal] (azaz ki milyen csoport tagja), illetve [csoportok listázása személyekkel] (azaz melyik csoportba kik tartoznak).

Megadhatunk új csoportot is az "Új csoport" mezőben. A csoportnév nem kezdődhet *-gal, és maximum 64 karakter lehet.
A [csoport törlése] gomb a "Csoportok"-ban kiválasztott csoportot törli.
A csoport tagságát a [csoport választása] gombbal állíthatjuk be. A bejelölt személyek lesznek a csoport tagjai.

Regisztrációs kódok

A regisztrációs kódokat a felhasználók az első belépés előtt, az ETN-be való regisztrációhoz használják. (A regisztráció az ETN nyitólapján a [regisztráció] menüpont alatt lehetséges.)
A regisztrációhoz a tízjegyű ETN azonosítóra és a négyjegyű regisztrációs kódra van szükség. Ezeket az adatokat ebben a listában tekinthetjük meg, változtatható sorrendben (alapcsoport, név szerint rendezve; név szerint rendezve; ETN azonosító szerint rendezve). A lista csak azokat a felhasználókat tartalmazza, akik még nem regisztráltak. Amennyiben új regisztrációs kód kiadására van szükség (pl. valaki számára már elérhetetlen a belső e-mailes postafiókja), akkor a "Regisztráltak" között lehetőség van új regisztrációs kód kiadására. Az új regisztrációs kód kiadásával az ETN törli az azonosító e-mail címet, és egy új regisztrációs kódot generál a felhasználó számára. Ezzel a felhasználónak lehetősége van újra regisztrálni magát az ETN-be.
A regisztrációs kódot csak egyszer használják, utána csak a megadott e-mail és a generált (vagy megváltoztatott) jelszó szükséges a belépéshez.
Tipp: Érdemes a regisztrációs listát a [nyomtatási kép] alatt kinyomtatni és egyenként kiosztani a felhasználóknak.

Tömeges adatkezelés

A tömeges adatkezelés a beiratkozási időszakban nyújt segítséget egyszerre több hallgató jogviszonyának módosításánál.
A tömeges adatkezelésben két lehetőségünk van:
1. Egy hallgató jogviszonyának másolása.
Az adatbázisban egy adott hallgató jogviszony táblájának másolására van lehetőség olyan hallgatók adatlapjára, amely nem tartalmaz még jogviszonyt. A másolás elsős hallgatók jogviszony/képzés létrehozásához használható. Készítük el egy elsős hallgató jogviszonyát (képzéssel, képzési időszakkal, esetleg szakiránnyal), és azt másoljuk át a többi elsős hallgató törzslapjára!
2. Képzési időszak többszörös rögzítése.
Az adatbázisban a jogviszonnyal és képzéssel rendelkező hallgatók adott képzési időszakának sorát lehet egyszerűen létrehozni. A megadott képzési időszakhoz az elmúlt képzési időszak egyéb adatai (pl. képzési forma, képzés nyelve, tagozat, stb.) kerülnek rögzítésre. A funkció tömeges beiratkoztatásra használható. Az ETN automatikusan bejelöli azokat a hallgatókat, akik már az adott félévben vettek fel tárgyakat. A kijelölt hallgatók minden képzéséhez a rendszer hozzáadja az új képzési időszakot, feltéve, ha a képzésben már előtte szerepelt képzési időszak. Az új képzési időszak adatai mindenben megegyeznek a korábbi képzési időszak adataival, kivéve az új adatként megjelenő tanévet és a félévet. Amennyiben már a képzéshez hozzá volt rendelve az új félévnek megfelelő képzési időszak, akkor a rendszer azt nem írja át, hanem meghagyja az eredeti állapotot.

Adatlap beállítása

A törzsadatok megjelenését és szerkesztési lehetőségeit állíthatjuk be.
Az egyes táblák fejlécének színét a törzslapok tagolásának érdekében változtathatjuk. A színeket kóddal kell megadni, amelyet pl. a saját beállítások háttérszínei közül választhatunk ki. Csak az adminisztrációs felületre van hatással.
Megadhatjuk, hogy mely táblázatot szerkesztheti a felhasználó kérelemküldéssel. A nem szerkeszthető táblákat is láthatja a felhasználó, de a rögzítésnél az alábbi üzenetet kapja: "Ebben a táblázatban (...) nem rögzíthet adatot. Az adatok megváltoztatását itt csak az ETN adminisztráció végezheti. Kérjük, személyesen jelezze adatváltoztatási kérését."

Képzések

A képzés a tanulmányi struktúra legnagyobb egysége, amelyet itt hozhatunk létre, törölhetünk, valamint az adatait itt módosíthatjuk. A megadható adatok között vannak olyanok, amelyek az ETN tanulmányi részéhez, a FIR-hez, vagy az oklevél/oklevélmelléklethez kapcsolódnak.
A képzéseket a FIR-hez viszonyítva az alábbi módon kezeli az ETN: (1) Minden FIR képzéshez tartozik legalább egy ETN-es képzés. Amennyiben a FIR nyilvántartás szerint új képzés kerül az intézmény profiljába (adatterítésen keresztül érkezik meg), akkor a FIR képzésben megadott névvel létrejön egy ETN képzés, amelyhez a FIR képzés hozzá van rendelve.
(2) Egy FIR képzéshez több ETN képzés is tartozhat (pl. a képzés helyének vagy a tanulmányok kezdetének különbözősége miatt). Az ETN képzés adatai között lehet a megfelelő FIR képzést hozzárendelni.
(3) Lehetnek olyan ETN képzések, amelyekhez nincs FIR képzés hozzárendelve.

A képzésnek van magyar és angol neve, valamint hozzátartozik egy "nagy" doboz, amely a képzés mintatantervét tartalmazza.
A magyar név megadásával (egyedi) új képzéseket hozhatunk létre [új képzés létrehozása], a módosításban pedig a képzéshez tartozó adatokat adhatjuk meg, illetve módosíthatjuk.
Az adatmezőkben a DS ... arra utal, hogy a szabványos oklevélmelléklet (DS) mely pontjára vonatkozik a mező. A DS mezők kitöltését az alábbi magyarázat segíti.

MAGYARÁZATOK

2. AZ OKLEVÉL ADATAI

2.1. Adja meg a szakképzettség megnevezését, ahogyan az a képesítési követelményekben és az oklevélben szerepel. Jelezze, ha az oklevél kettős szakképzettséget igazol. Jelezze továbbá, ha az oklevél jogosít valamilyen, országosan elfogadott cím használatára; írja le a cím jelentését és azt is, hogy használata jogi védelem alatt áll-e.

2.2. Csak a képesítés megszerzése érdekében elvégzett szakot tüntesse fel. Ha az oklevél kettős szakképzettséget igazol, akkor a két szakképzettség megszerzéséhez elvégzett szakokat jelölje meg. (A magyar felsőoktatási intézményekben oktatott szakok magyar és angol nyelvű jegyzékét az Oktatási Minisztérium összeállította, megtalálható például a http://www.om.hu/oklevelmelleklet/ webcímről elindulva.

2.3. Tüntesse fel az oklevelet kiállító intézmény nevét és jogállását. (Ez nem minden esetben azonos azzal az intézménnyel, amely az oktatást végzi.) A jogállás leírásánál használja az intézmény fenntartó szerinti megkülönböztetését (állami, magán, egyházi) és típusának megjelölését (egyetem, főiskola), és azt is jelezze, hogy hazai vagy külföldi intézményről van-e szó.

2.4. A kérdés a képzési program lebonyolítását végző intézményre vonatkozik. Ha ez nem azonos az oklevelet kiállító intézménnyel, akkor ennek nevét és jogállását is jelölje meg a fenti 2.3 pontban leírt módon.

2.5. Adja meg a képzés nyelvét (ha részképzés más nyelven folyt, akkor azt is tüntesse fel).

3. A KÉPZÉS SZINTJÉNEK ADATAI

3.1. Jelölje meg, hogy a kérelmező egyetemi vagy főiskolai képzésben vett-e részt.

3.2. Adja meg a képzés hivatalos időtartamát félévekben és tanórákban, a képesítési követelményekben meghatározottak szerint. (A tanórák számának megadása csak arra az esetre vonatkozik, ha a képesítési követelmények az összes óraszámot is tartalmazzák.)

3.3. Ismertesse, hogy az oklevélmellékletben megjelölt képzési programba való részvételnek milyen feltételei voltak (érettségi, felvételi vizsga).

4. A KÉPZÉS TARTALMÁRA ÉS AZ ELÉRT EREDMÉNYEKRE VONATKOZÓ ADATOK

4.1. A kérdés arra vonatkozik, hogy milyen formában folyt a képzés: nappali, esti, levelező, távoktatás formájában; folyamatosan vagy megszakításokkal; más intézményből történő átvétellel stb.

4.2. Adja meg az elvégzett szak (szakok) képesítési követelményeire vonatkozó jogszabály számát; a képesítési követelmények alapján ismertesse a képzési célt, a megszerzendő kreditértéket, a szakmai gyakorlat jellegét, hosszát, kreditértékét (ha van), az ismeretek ellenőrzésének rendszerét (szigorlatok, diplomamunka megvédése, záróvizsga letétele).

4.3. Sorolja fel a képzés során tanult tantárgyakat, adja meg a heti tanórák számát; ismertesse az egyes tantárgyakat lezáró értékelés formáját, érdemjegyét közöttük a szakdolgozat és a záróvizsga érdemjegyét, kreditértékét (ha van ilyen). Tájékoztatásul csatolhatja a leckekönyv másolatát is. Ha a tantárgyak között helyettesítő tárgy is szerepel, alkalmazza a következő megoldást: a helyettesítő tárgy megnevezésétől függetlenül a helyettesített tárgy szerepeljen a tantárgyak felsorolásában. A helyettesítő tárgyat a hallgató teljesítményének ismertetésekor abban a félévben kell figyelembe venni, amelyben a Kreditátviteli Bizottság döntést hozott a tárgy elismerésről. Ha a helyettesítő tárgy több tantárgy ismeretanyagát foglalja magában, minden helyettesített tárgyhoz azonos - a helyettesítő tárgy teljesítésénél megszerzett - érdemjegyet kell beírni. A kreditpontok hozzárendelése az oklevélmellékletet kiállító intézmény tantervében szereplő kreditpontoknak megfelelően történik.

4.4. Adjon tájékoztatást az intézményben használt értékelés (osztályozás) rendszeréről; jelölje meg, hogy az értékelés rendszerén belül mi számít minimális követelménynek; az ismertetés elkészítéséhez használja fel az oklevélmelléklet 8. pontjához összeállított leírást a magyar felsőoktatásról.

4.5. Adja meg az oklevél minősítését (ha van ilyen).

5. AZ OKLEVÉLLEL JÁRÓ JOGOSULTSÁGOK

5.1. Ismertesse, hogy a megszerzett oklevél milyen további képzési szintekre történő bejutáshoz nyújt lehetőséget (főiskolai képzés, egyetemi képzés, doktori képzés, szakirányú továbbképzés). Írja le azt is, hogy ezek a képzések milyen végzettséget nyújtanak.

5.2. Ismertesse, hogy az oklevél milyen szakmai jogosultságokat biztosít.

6. TOVÁBBI INFORMÁCIÓK

6.1. Olyan információkat adjon meg, amelyek az eddigiekben nem szerepeltek, de fontosak lehetnek a képesítés megítélése és a képző intézmény jellemzése szempontjából.

6.1.1. Olyan információkat adjon meg, amelyek az eddigiekben nem szerepeltek, de fontosak lehetnek az oklevél tulajdonosa által megszerzett képesítés megítélése szempontjából (külföldi részképzés, tanulmányi versenyek, stb.)

6.1.2. Ehhez a ponthoz javasoljuk elkészíteni a felsőoktatási intézmény rövid leírását. Továbbá javasoljuk olyan információ-források, ajánlások megjelölését, amelyekkel további tájékoztatást lehet kapni a képzésről és az intézményről.

6.2. Jelöljön meg olyan információ-forrásokat, WEB-címeket, ajánlásokat, ahol további információkat lehet kapni az oklevélről és a felsőoktatási intézményről.

7. AZ OKLEVÉLMELLÉKLET HITELESÍTÉSE

7.1. Az oklevélmelléklet kibocsátásának dátuma. Ez nem feltétlenül ugyanaz a nap, amelyen az oklevelet kiadták.

7.2. Az oklevélmelléklet hitelességét igazoló tisztviselő neve és aláírása.

7.3. A hitelességet igazoló személy hivatalos minőségének megnevezése (pl. a tanulmányi osztály vezetője).

7.4. Az oklevélmelléklet hitelességét végző intézmény hivatalos bélyegzője vagy pecsétje.

8. A MAGYAR FELSŐOKTATÁSI RENDSZER LEÍRÁSA

A magyar felsőoktatás magyar és angol nyelvű leírását az Oktatási Minisztérium készítette el, és az oklevélmelléklet kiállításánál kizárólag ez a leírás használható. Hozzáférhető a http://www.om.hu/oklevelmelleklet/ című weblapon.

Mintatanterv

A mintatantervek technikai bevitele és kezelése (pl. a választhatóság megoldása) szempontjából megkülönböztetünk ún. dobozokat (box), melyek tantárgyakból vagy más dobozokból állhatnak. A dobozok olyan "építőtéglák", amelyek a mintatantervekben adott kreditszámú helyeket töltenek ki.

Egy hallgató a képesítését lényegében akkor szerezheti meg, ha egy képzéshez tartozó "nagy" dobozt teljesít, amelynek kreditértéke a szak képzési és kimeneti követelményeinek megfelelően 180, 240, 300, stb.

A doboz nem feltétlenül ugyanaz mint a képzési és kimeneti követelményekben szereplő "modul", mert itt a modul kifejezés egy bizonyos kreditértékű (legtöbbször intervallummal megadott) ismeretkör lefedését jelenti. A doboz a mintatantervben használható technikai kifejezés, amelynek célja, hogy az intézmény tantervi igényeit egy átlátható struktúrába szervezze.

Ötféle doboz használható a tantervekben:

Egyszerű kötelező doboz (EK): olyan doboz, amely mintatantárgyakból áll, és minden mintatantárgy kötelező teljesítése jelenti az egyszerű kötelező doboz teljesítését.

Egyszerű választható doboz (EV): olyan doboz, amely mintatantárgyakból áll, és a dobozban felsorolt listából meghatározott kreditszámú mintatantárgy teljesítése jelenti az egyszerű választható doboz teljesítését. Az EV dobozokban lévő tantárgyak a felsoroláson túl reguláris kifejezéssel, kódmintával is megadhatók, pl. a "^A[^0]" = minden olyan tantárgy amely "A"-vel kezdődik, de nem 0-val folytatódik. A reguláris kifejezésekről ld. Wikipédia: Reguláris kifejezés, ahol több szerkesztő és tesztelő eszköz is fel van sorolva. Az ETN itt a POSIX modern (bővített) reguláris kifejezéseket használja. A kódminta megadásakor a tantárgyaknál nem lehet megadni az ajánlott félévet! A kódmintával megadott doboz tantárgyai megjelennek a nyitólap mintatanterv menüjében, ha [tantárgyakkal mutat] gombra kattintunk. A tanulmányi összesítőben csak a teljesített tantárgyakat sorolja fel. Az EV dobozoknál ha kódminta és felsorolás is meg van adva, akkor mindkettőt belerakja a dobozba.

Összetett kötelező doboz (ÖK): olyan doboz, amely további dobozokból áll, és minden részdobozok teljesítése jelenti az összetett kötelező doboz teljesítését.

Összetett választható doboz (ÖV): olyan doboz, amely további dobozokból áll, és valamelyik részdobozok teljesítése jelenti az összetett választható doboz teljesítését.

Szabadon választható doboz (SV): olyan doboz, amelynek csak kreditértéke van, és olyan tantárgyakkal töltheti fel a hallgató, amely nem illeszkedik egyetlen más egyszerű dobozba sem (szabadon választható "kosár").

Az egyszerű dobozokon belül lehet meghatározni az adott tantárgy félévi ajánlását. (Azaz egy tantárgy ajánlása dobozokon, és így mintatantervenként változhat. A dobozoknál megadható egy sorrend, amely a mintatantervi struktúrában a doboz megjelenésének pozícióját szabályozza. A dobozba tartozó doboz a mintatantervben a dobozon belül jelenik meg, az egyszerű kötelező és egyszerű választható dobozokban a tantárgyak az adott dobozon belül kód szerinti felsorolással, az összetett kötelező dobozban a dobozok a sorrend szerint egymás alatt, az összetett választható dobozban a dobozok egymás mellett jelennek meg. Az egyes dobozok fejlécében a doboz által lefedett kreditszám, a doboz típusa, és a doboz neve jelenik meg, jobb alsó sarkában látható a dobozban lévő elemek összes kreditértéke.
A dobozokhoz magyarul és angolul megjegyzés fűzhető, amely a dobozok megjelenítésekor a név alatt olvasható tájékoztató szöveg.

Tantárgyak

Tantárgy: szakmai alapegység, a tanulmány tartalmi része (nem kötődik helyhez és időhöz).
A tantárgyak egyrészt a meghirdetéskor mintaként szolgálnak, azaz a mintában megadott adatok megjelennek a konkrét meghirdetett tárgy (kurzus) leírásában is, másrészt felhasználhatók (és csak ezek használhatók fel) a mintatanterv szerkesztésekor.

Tantárgyak feltételei

A tantárgyak felvételét a hallgatók számára feltételekhez köthetjük. A tantárgy feltételeinek megadása egy formulával történik, amely tantárgykódokból és operátorokból áll. Akkor veheti fel a hallgató a tárgyat, ha ez a formula teljesül.
A feltétel legegyszerűbb megadása egy kód-dal történik, amely azt jelenti, hogy a tantárgyat akkor veheti fel a hallgató, ha a kód tantárgyat már teljesítette (erős előfeltétel).

A formulában az alábbi operátorok használhatók:
*kód
A "*" operátor azt jelenti, hogy a kód tantárgy gyenge előfeltétel (mellékfeltétel). A feltétel akkor teljesül, ha a kód tantárgyat a hallgató már teljesítette, vagy az adott félévben felvette.
!kifejezés
A "!" operátor negációt jelent, azaz a !kifejezés akkor teljesül, ha a kifejezés nem teljesül, és akkor nem teljesül, ha a kifejezés teljesül.
kifejezés1 és kifejezés2
Az "és" operátor konjunkciót jelent, akkor teljesül, ha kifejezés1 és kifejezés2 is egyaránt teljesül.
kifejezés1 vagy kifejezés2
A "vagy" operátor diszjunkciót jelent, akkor teljesül, ha kifejezés1 és kifejezés2 közül teljesül az egyik.
A műveletek kieértékelése a fenti sorrendben történik (precedencia). Zárójelek () használhatók, amelyek prioritást adnak a zárójelbe tett kifejezésnek.
Példák:
(A010 vagy A011) és *A020 : A tárgyat akkor lehet felvenni, ha A010 vagy A011 közül már a hallgató az egyiket teljesítette, és az A020-at teljesítette vagy ebben a félévben felvette.
A011 és !A014 vagy A012 és A013 : A tárgyat két esetben lehet felvenni: a) ha A011 tantárgyat teljesítette, de ugyanakkor A014 tantárgyat nem teljesítette, vagy b) A012 és A013 tantárgyakat teljesítette.

Tantárgyak meghirdetése

A tantárgy meghirdetésekor a tantárgy adatai a kurzusleírásba átmásolódnak, és ezek az adatok ott külön szerkeszthetők. A kurzusleíráshoz képest mintatantárgyban csak a "meghirdetés féléve", és az órarendi adatok nem definiálhatók.
Itt lehetőségünk van egyszerre több tantárgyat is meghirdetni egy adott félévben (feltöltendő félév). A tantárgyak kijelölése egyenként vagy a meghirdetés gyakorisága alapján is történhet.
Egy tantárgyat többször is meghirdethetünk ugyanabban a félévben.

Kurzusok (meghirdetett tantárgyak)

Kurzus: az oktatási folyamat kézzelfogható egysége, amelyhez időpont, hely, oktató és hallgató (max. létszám) tartozik ("cursus"-ból: futás, a tanulmányok tervezett sorozata, a XVI. sz-ban használták először az oktatásban).
A tantárgyból úgy lesz kurzus, hogy egy adott félévben meghirdettjük, félévet, helyet, és órarendi időpontot határozunk meg. A kurzus egyébként a tantárgy minden adatát örökli.

A tantárgyak egyrészt a meghirdetéskor mintaként szolgálnak, azaz a mintában megadott adatok megjelennek a konkrét meghirdetett tárgy (kurzus) leírásában is, másrészt felhasználhatók (és csak ezek használhatók fel) a mintatanterv szerkesztésekor.
A tantárgy meghirdetésekor a tantárgy adatai a kurzusleírásba átmásolódnak, és ezek az adatok ott külön szerkeszthetők. A kurzusleíráshoz képest mintatantárgyban csak a "meghirdetés féléve", és az órarendi adatok nem definiálhatók.

Kurzus ekvivalencia

A kurzusok közötti ekvivalencia azt jelenti, hogy az azonos félévben meghirdetett kurzusok leírásaiban bizonyos mezők egyszerre változnak meg. Amennyiben az egyik kurzusleírásban megváltozik az ekvivalenciát érintő mező, akkor az automatikusan az azonos félévben meghirdetett másik kurzusban is ugyanúgy megváltozik (a többi félév kurzusait ez nem érinti).
A funkció arra használható, ha olyan különböző kurzusok kerülnek meghirdetésre, amelyek egyébként sok mindenben azonosak (pl. tematika, órarendi adatok, oktatás nyelve stb.) Az ekvivalenciába tartozó mezőket a táblázatban ki lehet jelölni, ez minden ekvivalens kurzusra érvényes (az ekvivalencia a "Kód" mezőre nem vonatkozhat).
Az egymással ekvivalens kurzusok kódját egy sorba, szóközzel elválasztva kell beírni és sortöréssel lezárni, pl:

AAB-001 AAC-001 AAD-001
ABA-005 ACA-005

Lehetőség van önmagával ekvivalens kurzust is megadni, ebben az esetben csak egy kódot kell a sorba írni.

Leckekönyv

A leckekönyvi bejegyzések szerkesztésére van lehetőségünk. A leckekönyvi bejegyzések félévenkénti bontásokban láthatóak.
Új bejegyzést két forrásból iktathatunk:
a) Az aktuális félévben meghirdetett kurzusokból
b) Tantárgyakból (így nem kell pl. egy-egy beszámított tantárgy miatt a félévben meghirdetni a tantárgyat)
A leckekönyvi bejegyzésben lehetőségünk van néhány adatban (kredit, összes/heti kontaktóra, számonkérés módja) eltérni a kurzus/tantárgy adataitól [módosít]. A bejegyzés törlése szintén a [módosít] alatt lehetséges [töröl].
A jegybeírásnál tetszőleges számú érdemjegyet írhatunk be, de az érdemjegy beírásakor a kurzusnál/tantárgynál szerepeltetni kell a számonkérés módját, különben nem lehet érdemjegyet rögzíteni.

Intézményi adatok

Az intézményi adatok szerkesztésénél meg kell adni az intézmény teljes nevét és rövidítését (magyarul és angolul). Ez az adat elsősorban az ETN-re vonatkozik (pl. ez jelenik meg a fejlécben).
A FIR adatterítésből minden intézmény megkapja a magyarországi intézmények teljes listáját, amelyből ki kell választani azokat az intézményeket, amelyek nevében a FIR adatszolgáltatás során jogosult hallgatói és oktatói jogviszonyokat lejelenteni. (Az IIN integrált intézményt jelent, a KOL kollégiumot.)

Szervezeti egységek

Az intézmény szervezeti egységeit kell megadni. A szervezeti egységek egymás alá és fölé rendelhetők, amelynek automatikus megjelenése az organogramban látható. A szervezeti egységeknél a típus határozza meg, hogy az organogram mely részére kerül az egység. Az alábbi felsorolás alapján mindig külön oszlopba kerülnek a felsőoktatási intézmények, az oktatási egységek és az adminisztratív/kutatási egységek.

Felsőoktatási intézmény [INT]

Oktatási egységek: kar [OKR], tanszékcsoport/intézet [OTI], tanszék [OTA], egyéb oktatási egység [OEG]

Adminisztratív/kutatási egységek: adminisztráció/hivatal [ADH], kutatóközpont [AKU], könyvtár [AKÖ], diákotthon [AKO], műszaki egység [AMÜ]

Az organogramban egy szervezeti egységek más szervezeti egység (anyaszervezet) alá tartozhat. A megjelenés sorrendje azt határozza meg, hogy a vele egyenrangú szervezeti egységek között milyen pozícióban jelenjen meg (növekvő sorrend, a nagyobb jelenik meg lentebb). Ha a sorrend mezőbe 0 kerül, akkor az adott egység nem jelenik meg az organogramban.

Tantermek szerkesztése

Az intézményekhez tartozó tantermek szerkesztésére van mód. A tantermek az órarendi bejegyzéseknél szerepelnek. Minden tanteremnek egyedi neve van, az órarend átláthatósága miatt érdemes törekedni a rövid nevekre. A kapacitás és más információ (pl. a terem megközelíthetősége, kulcsokra vonatkozó tudnivaló, stb.) megadható.

E-mail címek megerősítése

Ebben a menüpontban a regisztrációs e-mail címek megerősítését kérhetjük a felhasználóktól. Ez azért fontos, hogy a rendszeren keresztül küldött körlevelek, értesítések mindig célba találjanak. A megerősítéssel kiszűrhetjük az elavult, vagy törölt e-mail címeket, és figyelmeztethetjük a felhasználókat működő e-mail cím használatára.
A megerősítést egyenként is kérhetjük [megerősítést kér], illetve minden felhasználótól a [minden felhasználótól megerősítést kér] gombra kattintva.
A zöld "OK azt jelenti, hogy attól a felhasználótól nem vár a rendszer megerősítést, a piros "megerősítést kér" pedig a belépés után nem engedi tovább a felhasználót addig, amíg meg nem erősíti az e-mail címét.
A rendszer akkor küldi a megerősítő e-mailt, amikor a felhasználó belép. (Tehát addig nem kap a felhasználó erről értesítést, amíg be nem lépett.)

Képzési szűrő

A képzési szűrő egy olyan rendszerbe épített eszköz, amellyel lehetőségünk van elválasztani és külön kezelni bizonyos felhasználói csoportokat és bizonyos tantárgyakat/kurzusokat. A menüpontban szűrőket hozhatunk létre, a szűrő egyedi nevének megadásával. A szűrőn belül két paramétert kell megadni:

1. Tantárgy kódjára reguláris kifejezés szűrő.
A reguláris kifejezés egy olyan mintát határoz meg, amelynek segítségével kifinomult módon lehet a tantárgyak halmazát meghatározni. Pl.:
^ABC Minden olyan tantárgykód, amely ABC-cel kezdődik. Pl: ABC-001, ABC-102, ABCDEF-2
^[KLPT]ÉP Minden olyan tantárgykód, amelynek első betűje K,L,P vagy T, majd ÉP karakterekkel folytatódik, pl. KÉP-12, PÉP-002, TÉPX-5.
^(?!TAM) Minden olyan tantárgykód, amely nem TAM sorozattal kezdődik.
A reguláris kifejezésekről ld. Wikipédia: Reguláris kifejezés, ahol több szerkesztő és tesztelő eszköz is fel van sorolva. Az ETN itt a POSIX modern (bővített) reguláris kifejezéseket használja.

2. Szűrőbe tartozó csoport.
A szűrőb tartozó csoportra vonatkozik a szűrés. Ha egy felhasználó szűrőbe tartozó csoportba tartozik, azt a bal oldali információs sávban a csoporttagságnál jelöli a rendszer.

A szűrés működése:
Az alábbi adminisztrációs menüpontokban a felhasználók listázásánál csak a szűrőbe tartozó csoportok tagjai jelennek meg:

Törzsadatok: hallgatók adatai, oktatók adatai, munkatársak adatai, tömeges adatkezelés.

Oktatás: leckekönyv, tanulmányi összesítő.

Az alábbi adminisztrációs menüpontokban a tantárgyak/kurzusok listázásánál csak a szűrőbe tartozó tantárgykódú elemek jelennek meg:

Oktatás: tantárgyak, előfeltételek, tantárgyak meghirdetése, kurzusok, jegybeírás, tantárgyfelvétel.

Intézményi tárgyleírás

Az intézményi tárgyleírás a tantárgyak és kurzusok leírásának dinamikus megjelenítését és szerkesztését teszi lehetővé.
MEZŐK. A mezők alatt a tárgyleírás mezőinek magyar/angol/német nevét, valamint a mezők jogosultságát lehet szerkeszteni bizonyos határokon belül.
Szerkesztési jogosultságok: admin = *superadmin vagy *tan_admin, t.felelős = az adott tantárgy felelőse, okt= a kurzus oktatói.
A tárgyak/kurzusok címének alapértelmezett nyelvét át lehet állítani, amely az alapértelmezést felülírja. A címek ezen a nyelven jelennek meg a listákban.
MEGJELENÉS. Ebben a menüpontban a tárgyleírások intézményi külalak szerinti megjelenítésére van lehetőség. A sémát a szerkesztői ablak alatt megadott {mezők} segítségével lehet szerkeszteni.
Az itt szerkesztett tárgyleírás az oldalon megadott URL meghívásával jeleníthető meg.
Lehetőség van egy (intézményi) URL megadására, ahol két beépített tag megadásával beágyazható a tárgyleírás:

#ETNTargyleirasCim a tárgyleírás címét,

#ETNTargyleirasTartalom pedig a tartalmat jelzi.

Ha ezeket a tag-eket elhelyezzük az intézményi holnapon, akkor a minta oldal URL megadása után az ETN beolvassa a megadott oldalt, és az intézményi tárgyleírást ebbe az mintába illeszti be.